Persondatapolitik for frivillige

Dato for seneste ændring i politikken 23-08-2022

OBS: Persondatapolitikken skal accepteres i bunden af denne side

Hospice Djurslands dataansvar i forhold til de frivillige
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik. Her kan du kort læse, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Hospice Djursland er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Almindelige personoplysninger:
   • Registrerings- og kontaktoplysninger som: Navn, adresse, frivilligfunktion, kommune, mailadresse, telefon, portrætfoto, aktiviteter som den frivillige deltager i, personlige interesser og kompetencer i relation til de frivillige aktiviteter, startdato som frivillig
2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
   • Fødselsdag, uddannelse, erhvervserfaring, fritidsinteresser, familieforhold, skrøbeligheder med betydning for deltagelse i de frivillige aktiviteter, børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig; dels fra det spørgeskema du udfylder som ny frivillig og dels de oplysninger, du giver ved samtalen med frivilligkoordinatoren. Hvis du kommer med yderligere oplysninger, der har betydning for hvilke aktiviteter du kan deltage i, registreres de også.

Formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Hospice Djurslands berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• Behandling efter lovkrav (børneattester)

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som at:

• Varetage kommunikationen mellem Hospice Djursland og de frivillige, mellem de frivillige indbyrdes, mellem ansatte og frivillige samt mellem frivillige og patienter/pårørende
• Sikre at frivillige kan deltage i og får kendskab til givne aktiviteter
• Indhente børneattester for de frivillige som har aleneomgang med børn og unge under 15 år
• Tage hensyn til skrøbeligheder med betydning for, hvorvidt du som frivillig kan varetage bestemte opgaver
• Bruge oplysninger om erhvervsmæssig baggrund til matching af frivillige med patienter som besøgsvenner
• Give patienter og pårørende et indtryk af de frivilliges aktiviteter og tilbud til patienter og pårørende
• Tilbyde et portrætfoto af alle frivillige så patienter kan genkende frivillige samt give alle frivillige et oversigtsbillede af de øvrige frivillige

Samtykke
Vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på et lovligt grundlag. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde, f.eks. børneattester, er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet oven-for.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver dine almindelige personoplysninger til de øvrige frivillige og medarbejdere på Hospice Djursland (adresselister).

Patienter og pårørende har adgang til at se et foto af dig, læse for- og efternavn, se hvilke by du bor i, samt de aktiviteter du deltager i.

Vi videregiver aldrig personoplysninger til firmaer til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder. Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode, fra du er stoppet som frivillig i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Vi sletter dine almindelige oplysninger senest en uge efter, at frivilligkoordinatoren har modtaget meddelelse om, at du stoppet som frivillig
• Vi sletter de Oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse, senest en uge efter, at frivilligkoordinatoren har modtaget meddelelse om, at du stoppet som frivillig
• Tavshedspligtserklæring og kvittering på at du har modtaget og læst ”Privatlivspolitik for frivillige på Hospice Djursland” (nærværende dokument) opbevare vi kalenderåret + 5 år efter, at du er stoppet som frivillig
• Børneattestoplysninger opbevarer vi kalenderåret + 1 år efter, at du er stoppet som frivillig.
• Oplysninger i vagtplanen slettes ikke, da de bruges som historiske data.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format f.eks. Word fil eller PDF)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. 

Hvis du for eksempel henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed for eksempel Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.

Ved væsentlige ændringer får du besked om det.